구글 드라이브에서 뷰어는 보기, 댓글 작성자는 의견·제안, 편집자는 본문 수정에 쓰는 권한입니다. 여기에 ‘누가 파일을 열 수 있는지’를 정하는 일반 액세스 설정이 따로 있습니다. 특정 사람에게만 보여 줄 자료라면 일반 액세스를 제한됨으로 두고, 그 사람에게 필요한 역할을 지정하는 것부터 시작하세요.
컴퓨터 웹의 Google Drive와 Google Docs·Sheets·Slides 파일을 중심으로 설명합니다. 회사·학교 계정은 조직 정책에 따라 메뉴가 제한될 수 있고, 공유 드라이브에는 별도 역할과 관리 규칙이 적용됩니다. 파일 소유자이거나 공유 권한을 관리할 수 있는 계정에서 설정을 확인하세요.
보기만 하는지, 의견을 쓰는지, 직접 고치는지로 고르세요
| 역할 | 주요 작업 | 선택 예 |
|---|---|---|
| 뷰어 | 내용 보기 | 완성된 안내문 전달 |
| 댓글 작성자 | 댓글·수정 제안 | 검토 의견 받기 |
| 편집자 | 본문 직접 수정 | 초안 공동 작성 |
검토만 부탁할 사람에게 편집자를 주면 원문을 직접 바꿀 수 있습니다. 반대로 함께 작성할 사람을 뷰어로 지정하면 자료는 열려도 수정은 할 수 없습니다. ‘협업할 사람’이라는 이유로 모두 편집자로 맞추기보다 실제로 맡길 작업을 기준으로 고르는 편이 좋습니다.
Google 문서에서 제안은 원문을 곧바로 확정 수정하는 것과 다릅니다. 의견을 받고 작성자가 반영 여부를 판단하려는 상황에는 댓글 작성자가 맞습니다. 역할별 기본 동작은 Google의 파일 액세스 설명에서 확인할 수 있습니다. 파일 종류에 따라 댓글·제안 기능은 다를 수 있습니다.
특정 사용자 공유와 링크 공개 범위는 별개입니다
제한됨은 권한이 있는 사용자만 열 수 있는 범위입니다. 특정 계정에 권한을 주지 않은 채 제한된 파일의 링크만 보내면, 상대에게 액세스 권한 필요 화면이 나타날 수 있습니다. 반면 링크가 있는 모든 사용자를 선택하면 링크를 다른 사람에게 전달했을 때 그 사람도 접근할 수 있습니다.
- 웹의 Drive에서 대상 파일을 선택하고 공유를 엽니다. 비슷한 이름의 원본과 사본이 있다면 파일부터 구분합니다.
- 지정한 사람에게만 공유하려면 일반 액세스: 제한됨을 유지합니다.
- 사용자 추가 칸에 상대의 정확한 계정을 입력하고, 이름 옆에서 뷰어·댓글 작성자·편집자를 고릅니다.
- 수신자와 역할, 알림 여부를 확인한 뒤 보내기 또는 공유를 누릅니다. 다시 공유 창을 열어 저장된 사용자 목록과 일반 액세스를 확인합니다.
메신저로 링크를 보낼 수 있다는 사실과 파일 접근 권한은 다릅니다. 열리지 않는다는 연락을 받았을 때 무조건 링크 공개 범위를 넓히지 말고, 공유한 계정과 상대가 로그인한 계정이 같은지부터 확인하세요. 기본 조작은 Google의 파일·폴더 공유 안내를 참고할 수 있습니다.
뷰어라고 다운로드까지 막힌 것은 아닙니다
원문을 수정할 권한과 파일을 내려받거나 복사할 수 있는지는 구분해야 합니다. 뷰어로 공유했다는 이유만으로 자료 반출이 차단됐다고 생각하면 안 됩니다.
파일의 공유 → 설정에서 다운로드·복사·인쇄 관련 옵션과 적용되는 역할을 별도로 확인하세요. 편집자가 권한을 바꾸거나 다른 사람과 공유할 수 있는지도 같은 맥락에서 봐야 합니다. 표시되는 항목은 파일·계정·조직 설정에 따라 달라질 수 있습니다. 현재 옵션은 Google의 액세스 관리 안내에서 확인할 수 있습니다.
이런 옵션을 콘텐츠 유출을 완전히 막는 장치로 보지는 마세요. 상대가 이미 받은 사본이나 따로 기록한 내용까지 되돌릴 수는 없습니다. 민감한 원본을 보낸 뒤 회수할 방법을 찾기보다, 처음부터 불필요한 내용을 뺀 전달용 사본을 만드는 편이 낫습니다.
사용자를 지웠는데도 열린다면 다른 접근 경로를 보세요
공유를 중지할 때는 공유 창에서 해당 사용자 옆의 역할 메뉴를 열고 액세스 권한 삭제를 선택해 저장합니다. 이어 일반 액세스가 여전히 ‘링크가 있는 모든 사용자’로 남아 있지는 않은지 살펴보세요.
상위 폴더나 Google 그룹에서 받은 권한도 확인할 대상입니다. 파일에 표시된 한 사람만 지웠다고 다른 경로의 권한이 모두 없어지는 것은 아닙니다. 폴더를 넓게 공유해 놓고 파일 하나의 역할만 낮추려 하면, 폴더 수준에서 관리해야 한다는 안내가 나올 수 있습니다.
접근 대상을 더 좁혀야 하는 폴더에는 별도의 액세스 제한 기능이 있습니다. 다만 일반 액세스의 ‘제한됨’과 폴더의 ‘액세스 제한’은 같은 설정이 아닙니다. 사용자 목록과 일반 액세스를 함께 확인해야 한다는 조건은 Google의 제한된 폴더 액세스 설명에도 나와 있습니다. 원인을 모르는 상태에서 업무 폴더를 옮기거나 삭제하지 마세요.
중요한 원본을 공유하기 전에는 테스트 파일로 확인하세요
처음 설정한다면 개인 정보가 없는 테스트 문서로 역할 차이를 확인해 보는 편이 좋습니다. 조직에서 허용한 별도 테스트 계정이 있을 때만 사용하고, 시험하려고 실제 외부 수신자를 초대하거나 링크를 공개할 필요는 없습니다.
- 소유자 화면에서는 저장된 역할과 일반 액세스를 봅니다.
- 권한을 받은 테스트 계정에서는 보기·댓글·수정 중 의도한 작업만 가능한지 확인합니다. 소유자 계정으로 열어 본 결과를 상대의 권한 확인으로 대신하지 마세요.
- 제한된 파일을 로그아웃 상태에서 열지 못하는 것은 지정한 상대가 정상적으로 열 수 있다는 증거가 아닙니다. 수신자 계정 확인과 구분합니다.
검토 기간이 끝나면 편집자 권한을 유지할 이유가 있는지 다시 판단하세요. 공유를 줄인 뒤에는 같은 공유 창에서 사용자 목록·일반 액세스·폴더에서 받은 권한을 함께 살펴보면 됩니다. 이미 외부로 전달된 사본은 공유 설정만 바꿔 회수할 수 없다는 점도 기억하세요.